Titre de l’offre d’emploi: BIBAS contractuel – providers aux publics et gestion administrative
lieu de travail : ville + département: Paris 2e (75002)
Introduction et contexte: L’École nationale des chartes est un grand établissement d’enseignement et de recherche en sciences historiques, philologiques et sociales. Elle est membre de l’Université PSL et du Campus Condorcet.
Installée au sein de l’espace Richelieu – bibliothèques, musées, galeries, la bibliothèque entretient des relations privilégiées avec la Bibliothèque nationale de France et la bibliothèque de l’Institut National d’Histoire de l’Art.
L’équipe de la bibliothèque de l’ENC est actuellement composée de onze personnes : deux conservateurs des bibliothèques, un ingénieur d’étude responsable de l’informatique documentaire, cinq bibliothécaires assistants spécialisés, un adjoint method chargé de la restauration et de la reliure et deux magasiniers.
Missions: Sous l’autorité de la directrice de la bibliothèque, vous partagez équitablement votre temps entre deux missions principales.
D’une part, vous participez à la gestion des providers aux publics en collaboration étroite avec la responsable du secteur ; en particulier, vous êtes responsable des inscriptions des lecteurs extérieurs et du service du prêt entre bibliothèques.
D’autre part, vous assurez des tâches de gestion administrative, budgétaire et comptable, en lien avec la course de la bibliothèque, le service des ressources humaines et le service financier.
ACTIVITÉS RELEVANT DES SERVICES AUX PUBLICS
Responsable des inscriptions de lecteurs extérieurs :
– Traiter les demandes d’inscription des lecteurs extérieurs
– Gérer la régie de recettes
– Assurer le suivi statistique de l’activité
Responsable du Prêt entre bibliothèques :
– Traiter les demandes de PEB demandeur et fournisseur
– Assurer la fourniture de paperwork imprimés et les numérisations
– Suivre le retour des paperwork et les relances
– Assurer le suivi statistique de l’activité
Suppléant de la responsable des providers aux publics:
En l’absence de la responsable des providers aux publics : tenir à jour le planning de service public, assurer la communication auprès des lecteurs (affichage, OPAC, page Facebook de la bibliothèque, mailings).
Participer à l’accueil du public :
– Accueillir, renseigner et orienter le public en salle de lecture (permanences en journée, en soirée et le samedi).
– Assurer la surveillance des espaces publics, faire respecter le règlement de la bibliothèque.
– Enregistrer les prêts et les retours de paperwork, communiquer les documents en accès oblique, assister les lecteurs dans la session des paperwork sur place.
– Fournir aux lecteurs une assistance de premier niveau dans l’utilisation
des postes informatiques, de la connexion internet et des appareils de
reprographie.
ACTIVITÉS RELEVANT DU SUIVI ADMINISTRATIF
Assurer le suivi budgétaire et comptable de la bibliothèque :
– Saisir les bons de commande dans le logiciel de gestion comptable, enregistrer les factures
– Suivre l’exécution du finances de la bibliothèque
– Gérer les commandes de fournitures de la bibliothèque
– Gérer les relations avec les fournisseurs, les livraisons
Assurer le suivi administratif des personnels de la bibliothèque :
– Suivre les demandes de congés, récupérations, formations et missions des agents en lien avec la path de la bibliothèque, le service ressources humaines et le service financier.
– Tenir à jour l’agenda de l’équipe de la bibliothèque.
– Accueillir les nouveaux brokers.
Participer au suivi du bâtiment:
– Gérer les badges d’accès au bâtiment pour les brokers, les demandes d’accès
aux locaux pour les personnes extérieures
– Prendre en charge les demandes ponctuelles d’intervention auprès des
providers methods de la Bibliothèque nationale de France.
Assurer le secrétariat de la bibliothèque :
– Gérer les appels et les messages électroniques reçus par la bibliothèque
– Gérer les courriers reçus et envoyés par la bibliothèque. Assurer la transmission des parapheurs internes.
– Rédiger les lettres de relance, de remerciements, bordereaux de transmission et autres courriers récurrents.
– Répondre aux demandes de consultation de thèses d’École des chartes
– Préparer les réunions de service (ordre du jour) et en assurer le compte rendu.
Activités liées aux collections
– Participer au traitement des dons entrants : réception et suivi des dons ponctuels, participer à l’analyse des propositions de dons importants
– Participer à l’alimentation de la bibliothèque numérique en fonction des chantiers de numérisation et actions de valorisation
Profil recherché: Connaissances générales family members à l’activité des bibliothèques et à leur
environnement administratif et réglementaire.
Notions élémentaires sur la typologie des documents, les modalités de
gestion des collections, de classement et de signalement des documents
dans les catalogues.
Utilisation d’un système informatisé de gestion de bibliothèque (SIGB),
notamment les modules professionnels de circulation et de gestion des
adhérents.
Notions élémentaires sur les règles de sécurité applicables aux bâtiments
publics.
Maîtrise des outils de bureautique (Phrase, Excel, PowerPoint, and so forth.), de la
messagerie électronique, and so on.
Solides capacités rédactionnelles.
Capacité d’organisation, d’autonomie, de polyvalence, de rigueur et de
méthode.
Aptitude à travailler en équipe.
Sens du service à l’usager.
Discrétion.
Des connaissances administratives et financières, dans le domaine de la comptabilité publique, seraient un plus.
Modalités de recrutement:
– CDD 1 an renouvelable
– Poste vacant à compter du 1er septembre 2022, à pourvoir dès que attainable
– rémunération : équivalent BIBAS
– Localisation du poste : 12 rue des Petits-Champs, 75 002 Paris.
– 1 à 2 fermetures par semaine (19h) et 5 samedis par an environ
Contacts pour candidater: Candidature (CV et lettre de motivation) à adresser aux adresses suivantes :
recrutement@chartes.psl.eu ;
camille.degez-selves@chartes.psl.eu
Sort de contrat: CDD
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